Perkembangan Dan Peranan Sistem Teknologi Informasi - Bagian 3

Baca Juga

Perkembangan Dan Peranan Sistem Teknologi Informasi - Bagian 3

Bab 3

Konsep Dasar Pengambilan Keputusan Manajemen

3.2 Tipe Kegiatan Manajemen

Kegiatan-kegiatan manajemen mempengaruhi pengolahan informasi, karena informasi yang dibutuhkan berbeda untuk masing-masing tingkatan. Kegiatan manajemen untuk masing-masing tingkatan dapat dikategorikan sebagai berikut ini : 

1.      Perencanaan Stratejik (strategic planning)

Merupakan kegiatan manajemen tingkat atas. Wu (1984) mendefinisikan perencanaan stratejik sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi dan penentuan strategi. Anthony dan Dearden (1980) mendefinisikan perencanaan stratejik sebagai proses penentuan tujuan-tujuan dari organisasi dan strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Pada dasarnyaperencanaan stratejik meliputi :

a.       Proses Evaluasi Lingkungan Luar Organisasi

Pengaruh dari lingkungan luar dapat berupa kesempatan pasar, tekhnologi, tekanan politik, sosial, persaingan, inflasi dan lain sebagainya. Manajemen tingkat atas harus dapat bereaksiterhadap kesempatan yang diberikn oleh lingkungan luar.

b.      Penetapan Tujuan

Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yang dimiliki oleh manajemen. Tujuan yang ditetapkan oleh manajemen atas bersifat jangka panjang.

c.       Penentuan  Strategi

Manajemen tingkat atas menentukan tindakan yang harus dilakukan oleh organsasi  dengan maksud untuk mencapai tujuannya. Dengan strategi semua kemampuan yang berupa sumber-sumber daya dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat dicapai. Strategi diformulasikan oleh manajemen tingkat atas dan diimlementasikan oleh manajemen tingkat menengah dan manajemen tingkat baawah.

2.      Pengendalian Manajemen (management control)

Merupakan kegiatan manajemen tigkat menengah. Adalah sistem untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien. Taktik yang dijalankan biasanya bersifat jangka pendek. Pusat peetanggung jawaban merupaka komponen dari sistem pengendalian manajemen yang dapat berbenuk pusat biaya, pusat laba, dan pusat investasi.

Di dalam pengendalian manajemen terdapat proses yang menunjukkan apa yang harus dilakukanoleh manajer. Prosesnya terdir dari, progamming, budgeting, dan operating and measurement,, serta pelaporan dan analisis.

3.      Pengendalian Operasi (Operational Control)

Merupakan kegiatan manajemen tingkat bawah. Merupakan sistem untuk meyakinkan bahwa tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasidilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas tingkat bawah.

3.3 Tipe Keputusan Manajemen

Pengambilan keputusan adalah tindakan manajemen di dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Secara ringkas, keputusan oleh manajemen dapat diklasifikasikan dalam 3 tipe, yaitu :

• Keputusan terprogram (progammed decision)

Merupakan keputusan yang berulang-ulang dan rutin. Contoh : keputusan pemesanan barang, penagihan piutang, dan lain sebagainya.

• Keputusan Setengah Terprogram (semi-progammed decision)

Merupakan keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berualang-ulang dan rutin, dan sebagiantidak terstruktur. Contoh : keputusan membeli sistem  komputer yang lebih canggih.

• Keputusan tidak terstruktur (nonprogammed decision)

Keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi, biasanya diambiloleh manajemen tingkatt atas. Penalaman manajer merupakan hal yang sangat penting didalam pengambilan keputusan tidak terstruktur.

3.4  Tipe Informasi

Sistem informasi dapat menyediakan tipe informasi, masing-masing mempunyai arti yang berbeda untuk masing-masing tingkata manajemen, yaitu :

1.      Informasi Pengumpulan Data

Merupakan informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menawab pertanyaan “ apakah sudah mengerjakannya dengan baik atau belum ?”. Informasi ini berguna bag manajemen tingkat bawah.

2.      Informasi Pengarahan Perhatian

Merupakan informasi untuk membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah yang menyimpang, ketidakberesan, ketidakefisien, dan kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini berguna untuk manajemen tingkat menengah.

3.      Informasi Pemecahan Masalah

Merupakan informasi untuk membantu manajer atas mengambil kepuusan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya. Problem solving biasanya dihubungkan dengan keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukanoleh manajemen tngkat atas.

3.5 KARAKTERISTIK INFORMASI

Karakteristik  informasi misalnya adalah kepadatan informasinya, luas informasinya, frekuensi informasi, skedul informasinya, waktu informasinya, akses informasinya dan sumber informasinya.

• Kepadatan Informasi

Karakteristik informasi adalah terperinci(detail) dan kurang padat, karena terutama digunakan untuk pengendalian oprasi.

• Luas Informasi

Karateristik informasinya adalah terfokus pada suatu masalah tertentu, karna digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang kusus.

• Frekuensi Informasi

Frekuensi informasi yang di terimanya adalah rutin karna di gunakan oleh manajer bawah  yang mempunyai tugas yang terstruktur dengan pola yang berulang-ulang dari waktu ke waktu .

• Sekedul Informasi

Informasi yang di terimanya mempunyai jadwal atau sekedul yang jelas dan periodik , karna digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang tersetruktur .

• Waktu Informasi

Informasi yang dibutuhkan adalah informasi historis, karna digunakan oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi yang memeriksa tugas-tugas rutin yang sudah terjadi.

• Akses Informasi

Membutuhkan informasi yang periodenya jelas dan berulang-ulang, sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem informasi yang memberikan dalam bentuk laporan periodik.

• Sumber Informasi

Lebih berfokus pada pengendalian operasi internal perusahaan, maka manajer-manajer tingkat bawah lebih membutuhkan informasi dengan data yang bersumber dari internal perusahaan sendiri.

3.6.PERAN MANAJEMEN

Menurut  Henry Mintzberg , ahli manajemen dari Kanada ,manajer mempunyai peran beberapa peran  yang diklarifikasikan kedalam tiga kategori , yaitu peran hubungan personal (interpersonal), peran informasi (informational) dan peran keputusan (decisional).

Peran interpersonal, yaitu peran hubungan personal dapat terdiri dari figur kepala (figure head), pemimpin (leader) Dan sebagai penghubung (liaison), sebagai penghubung (liaison). Sebagai  kepala (figure head) manajer mewakili organisasi untuk kegiatan kegiatan diluar organisasi . sebagai pemimpin (leader), manajer mengkoordinasi mengendalikan, memotivasi dan mendukung bawahan bawahanya. Sebagai penghubung (liaison), manajer menghubungkan personal personal di semua tingkat  manajemen.

Untuk menjalankan peranannya, manajer manajer di organisasi memebutuhkan system informasi. System system informasi . ini dapat digunakan oleh manajer manajer untuk mendukung kegiatan dan perananya.

Peran manajer	System informasi
Peran interpersonal       Figurehead       Leader       Liaison Peran informasi       Nerve senter       Disseminator       Spokesman Peran keputusan       Enterpreneun       Disturbance handler       Resource allocator       Negotiator	Sistem informasi eksekutif, system informasi manajemen System informasi eksekutif, system informasi manajemen System otomatisasi kantor System informasi manajemen System otomatisasi kantor (e-mail,  web-site) System informasi  manajemen System informasi manajemen System informasi manajemen Decision support system (DSS) System informasi manajemen

37. TAHAPAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan bukan proses satu aktivitas saja , tetapi melewati beberapa aktivitas. Simon(1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan, yaitu intelligence design, choise dan implementation . Tahap pertama yaitu intelligence adalah tahap pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan permsalahanya. Pada tahap pertama ini, informasi yang diikumpukan dapat diperoleh dari system informasi manajemen. Tahap kedua yaitu design adalah tahap perancangan solusi dalam bentuk alternative altenatif pemecahan masalah.

Tahap kedua ini dapat dilakukan dengan menggunakan decision support system yang memberikan banyak alternatip pilihan alternatip pilihan solusi yang dapat dipilih. Tahap ketiga yaitu choise adalah tahap memilih solusi alternatip alternatip yang disediakan. Tahap ini juga dapat dilakukan dengan memilih alternatip alternatip solusi yang disedikan decision support system. Tahap keempat yaitu implementation adalah tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya. System system informasi yang dapat digunakan untuk masing masing tahap kegiatan pengambilan keputusan dapat dilihat di gambar berikut :

Tahapan pengambilan keputusan	System informasi
Inteligence Design Choise Implementation	Sistem informasi manajemen Decision support system Decision support system

38. SISTEM SISTEM INFORMASI DI FUNGSI FUNGSI ORGANISASI

System system informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal, system system informasi yang ada ditarik ke luar menjangkau ke pemasok dan pelanggan. Secara internal, system  system informasi dapat diterapkan dalam fungsi fungsi organisasi atau di tingkat tingkatan organisasi.

Tergantung dari perusahanya,jika struktur organisasi didasarkan pada fungsi fungsi organisasinya, maka unit unit di perusahaan dikelompokan ke dalam beberapa fungsi atau departemen seperti akutansi,keuangan, pemasaran, produksi,  sumber daya manusia dan lain sebagainya. Konsep system informasi di bab 2 yang terdiri dari enam komponen jika diterapkan kedalam fungsi akutansi akan menjadi system informasi akutansi (accounting informationsystem). Jika konsep system yang sama diterapkan difungsi keuangan, maka akan menjadi system informasi keuangan (financial information system)

3.9.SISTEM SISTEM INFORMASI DITINGKATAN ORGNISASI

Perkembangan persaingan menyebabkan manajer manajer  fungsi merasa tidak cukup mendapaktan informasi dari system informasi dari system informasi manajemen difungsinya, karena system informasi fungsional ini hanya menyediakan informasi yang rutin. Karena persaingan yang lebih kompleks memaksa manajer untuk medapatkan informasi yang lebih tepat waktu untuk mendukung permasalahan mereka yang ad-hoc. untuk keperluan ini, manajemen membutukan system system infromasi tambahan yang khusus yang berbeda untuk masing masing tingkatanya (lihat bab 1).

3.10. KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI

Dari pembahasan pembahasan sebelumnya dapat di rangkumkan sebagai berikut  ini.

1. Manajemen mempunyai tingkatan yang berbeda, yaitu tingkatan bawah menengah atas.
2. Kegiatan manajemen masing masing tingkatan berbeda, yaitu pengendalian operasi untuk manajemen tingkat bawah, pengendalian manajemen untuk tingkat menengah dan perencanaan stratejik untuk tingkat atas
3. Karena tipe kegiatan manajemenya yang berbeda untuk tiap tingkatanya, maka karakteristik kegiatanya juga berbeda untuk masing masing tingkatan, misalnya untuk tingkatan bawah lebih terrstruktur dan berulang  ulang,sedang untuk tingkat atas lebih tidak terstruktur atau tidak berulang ulang
4. Karena  ketiga tingkatan manajemen mempunyai tipe karakteristik kegiatanya yang berbeda, maka  informasi yang dibutuhkan oleh masing masing tingkatkan juga berbeda. Tipe informasi untuk tingkat bawah lebih ke pengumpulan dan tabulasi data yang disebut dengan informasi pengumpulan data(scorekeeping information)
5. Tipe informasi ini berbeda untuk kegiatan tingkatan manajemen berbeda. Karena informasi ini berbeda, maka karakterisktik informasi yang disajikan juga berbeda supaya memenuhi kebutuhan manajemen yang menggunakanya. Misalnya untuk manajemen bawah, informasi yang disajikan harus terinci (untuk pengawasan internal) dan dapat diserahkan secara periodik (karena kegiatan manajemenya terstruktur dan berulang-ulang secara rutin dan jelas),sehingga untuk manajemen bawah disajikan sewaktu waktu dibutuhkan (karena kegiatan manajemennya)
6. Dari tipe dan karakterisktik kegiatan manajemen dan informasi yang dibutuhkan, maka dapat ditentukan system system yang diperlunkanya, misalnya Executiv information system (EID) untuk manajemen tingkat atas, DSS dan ES untuk manajemen tingkat menengah. Misalnya EIS, dengan mengetahui tipe dan karakteristik informasi yang dibutuhkan, maka system EIS ini harus  dirancang dan mempunyai karakteristik yang sesuai dengan karakteristik   kegiatan manajemen dan karakteristik informasi yang dibutuhkanya, yaitu EIS harus berupa system on-line, informasinya tersaring dan padat, sumber informasinya .

Sumber : Laeli M.

Editor   : Admin Coretan Mahasiswa