STRATEGI PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PROSES PRODUKSI BARANG ATAU JASA

Baca Juga

STRATEGI PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PROSES PRODUKSI BARANG ATAU JASA

MAKALAH PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PRODUKSI

1.1    Latar Belakang

Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setap kegiatan organisasinya, baik Perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

Dan didalam organisasi proses pengawasan sangatlah penting dalam manajemen karena merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu pengawasan dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan  yang kurang memuaskan , baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti pengawasan pendahuluan  (preliminary control), pengawasan pada saat kerja berlangsung ( cocurrent control), pengawasan feed back ( pengawasan feed back control).

1.2    RUMUSAN MASALAH

1.      Apa pengertian dari perencanaan dan pengawasan produksi?

2.      Apa manfaat dari perencanaan dan proses produksi ?

3.      Bagaimana proses pengawasan produksi?

4.      Apa tujuan dari perencanaan dan pengawasan produksi?

5.      Apa saja yang ada didalam pengawasan?

BAB II

PEMBAHASAN

Pengertian Perencanaan & Pengendalian Produksi

Secara umum perencanaan & pengendalian produksi dapat diartikan sebagai aktivitas merencanakan dan mengendalikan material masuk, mengalir, dan keluar dari sistem produksi sehingga permintaan pasar dapat dipenuhi dengan jumlah yang tepat, waktu penyerahan yang tepat dan biaya produksi yang minimum.

Sedangakan jika kita definisikan secara terpisah akan mencakup dua aktivitas yakni :

• Perencanaan produksi : aktivitas untuk menetapkan produk yang diproduksi, jumlah yang dibutuhkan, kapan produk tersebut harus selesai dan sumber-sumber yang dibutuhkan.
• Pengendalian produksi : aktivitas yang menetapkan kemampuan sumber-sumber yang digunakan dalam memenuhi rencana, kemampuan produksi berjalan sesuai rencana, melakukan perbaikan rencana.

Tujuan perencanaan dan pengendalian produksi

• Mengusahakan agar perusahaan dapat berproduksi secara efisien dan efektif
• Mengusahakan agar perusahaan dapat menggunakan modal seoptimal mungkin
• Mengusahakan agar pabrik dapat menguasai pasar yang luas
• Untuk dapat memperoleh keuntungan yang cukup bagi perusahaan.
• Meramalkan permintaan produk yang dinyatakan dalam jumlah produk sebagai fungsi dari waktu.
• Memonitor permintaan yang aktual, membandingkannya dengan ramalan permintaan sebelumnya dan melakukan revisi atas ramalan tersebut jika terjadi penyimpangan.
• Menetapkan ukuran pemesanan barang yang ekonomis atas bahan baku yang akan dibeli
• Menetapkan sistem persediaan yang ekonomis
• Menetapkan kebutuhan produksi dan tingkat persediaan pada saat tertentu.
• Memonitor tingkat persediaan, membandingkannya dengan rencana persediaan, dan melakukan revisi rencana produksi pada saat yang ditentukan.
• Membuat jadwal produksi, penugasan, serta pembebanan mesin dan tenaga kerja yang terperinci.

Tingkat perencanaan & pengendalian produksi :

1.   Perencanaan jangka panjang

Kegiatan peramalan usaha, perencanaan jumlah produk dan penjualan, perencanaan produksi, perencanaan kebutuhan bahan, dan perencanaan finansial.

2.   Perencanaan jangka menengah

Perencanaan kebutuhan kapasitas, perencanaan kebutuhan material, jadwal induk produksi, dan perencanaan kebutuhan distribusi.

3.   Perencanaan jangka pendek

Kegiatan penjadwalan perakitan produk akhir, perencanaan dan pengendalian input-output, pengendalian kegiatan produksi, perencanaan dan pengendalian purchase, dan manajemen proyek .

Perencanaan & pengendalian produksi yang dilakukan adalah mencakup beberapa aktivitas sebagai berikut :

1. Peramalan kuantitas permintaan
2. Perencanaan persediaan: jenis, jumlah, dan waktu
3. Perencanaan kapasitas (Menyusun Rencana Agregat) tenaga kerja, mesin, fasilitas untuk penyesuaian permintaan dengan kapasitas. Rencana agregat bertujuan untuk membuat skenario pembebanan kerja untuk mesin dan tenaga kerja (reguler, lembur, subkontrak) secara optimal untuk keseluruhan produk dan sumber daya secra terpadu (tidak per produk).
4. Membuat jadwal induk produksi (JIP). JIP adalah suatu rencana terperinci mengenenai “apa & berapa unit” yang harus diproduksi pada suatu periode tertentu untuk setiap item produksi. JIP dibuat dengan cara (salah satunya) memecah (disagregat) rencana agregat ke dalam rencana produksi (apa, kapan, berapa) yang akan direalisasikan.
5. Perencanaan pembelian/pengadaan: jenis, jumlah, dan waktu
6. Penjadwalan pada mesin & fasilitas produksi. Penjadwalan ini meliputi unrutan pengerjaan, waktu penyelesaian pesanan, kebutuhan waktu penyelesaian, prioritas pengerjaan, dsb.
7. Monitoring aktivitas produksi
8. Pelaporan dan pendataan

 Klasifikasi Sistem Produksi

Berdasarkan tipe produksinya  system produksi dapat dikelompokkan menjadi 4, yakni:

1. Engineering To Order (ETO) 

Yaitu system produksi yang dilakukan bila pemesan meminta produsen untuk membuat produk yang dimulai dari proses perancangannya (rekayasa).

2.   Assembly To Order (ATO)

Yaitu system produksi yang dilakukan bila produsen membuat desain standard yang teridri atas beberapa komponen dan merakit (assembly) suatu kombinasi tertentu dari komponen tersebut sesuai dengan pesanan konsumen. Komponen-komponen standar tersebut bias dirakit untuk berbagai tipe produk. Contohnya adalah perusahaan mobil, dimana mereka menyediakan pilihan transmisi secara manual /otomatis, AC, Audio, Interior, dan engine khsusus dengan berbagai varian. Komponen-komponen tersebut telah disiapkan (diproduksi) terlebih sejak awal dan baru akan dirakit menjadi mobil utuh behitu ada pesanan dari agen.

3.   Make To Order (MTO)

Yaitu system produksi yang dilakukan bila produsen membuat (memproduksi) suatu produk/item “jika & hanya jika” telah menerima pesanan dari komsumen untuk produk/item tersebut.

4.   Make To Stock (MTS)

Yaitu system produksi yang dilakukan bila produsen membuat (memproduksi) produk/item sebagai suatu persediaan sebelum pesanan dari komsumen diterima.

Perencanaan dan pengendalian  Produksi

Dalam kamus besar bahasa Indonesia pengawasan berasal dari kata “awas” yang artinya memperhatikan baik-baik, dalam arti melihat sesuatu dengan cermat dan seksama, tidak ada lagi kegiatan kecuali memberi laporan berdasarkan kenyataan yang sebenarnya dari apa yang di awas. 

Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan.

Ada beberapa pengertian pengawasan menurut para ahli diantaranya sebagai berikut :

1. George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. 

2. Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi. 

3. Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh  keyakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya. 

4. Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana. 

5.   Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan. 

Menurut para ahli diatas, bahwa pengertian pengawasan adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan merancang system informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan. Selain itu Pengawasan adalah suatu penilaian yang merupakan suatu proses pengukuran dan pembandingan dari hasil-hasil pekerjaan yang nyata telah di capai dengan hasil-hasil yang seharusnya di capai. Dengan kata lain, hasil pengawasan harus dapat menunjukkan sampai di mana  terdapat kecocokan atau ketidakcocokan serta mengevaluasi sebab-sebabnya. 

Tiga tipe dasar pengawasan yang dapat dilakukan sebagai berikut:

1. Pengawasan pendahuluan (feedforward control), atau sering disebut steering controls, dirancang untuk mengantisipasi masalah­masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.
2. Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control), sering disebut pengawsan Ya-Tidak , screening controls atau Berhenti-Terus , d ilakukan selama suatu kegiatan berlangsung.
3. Pengawasan umpan balik (feedback control), sering dikenal sebagai past-action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan penemuam-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa dimasa yang akan datang. Pengawasan bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.

Tujuan PengawasanAdapun dari tujuan pengawasan adalah :

1. Mengetahui lancar atau tidaknya pekerjaan tersebut sesuai dengan yang telah direncanakan. 
2. Memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat dengan melihat kelemahan-kelemahan, kesulitan-kesulitan dan kegagalan-kegagalan dan mengadakan pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan-kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan baru. 
3. Mengetahui apakah penggunaan fasilitas pendukung kegiatan telah sesuai dengan rencana atau terarah pada pasaran. 
4. Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang telah ditetapkan dalam perencanaan semula. 
5. Mengetahui apakah segala sesuatu berjalan efisien dan dapatkah diadakan perbaikan-perbaikan lebih lanjut sehingga mendapatkan efisiensi yang besar.

Fungsi pengawasan

Setelah sistem produksi dipersiapkan oleh perusahaan dengan baik, maka langkah berikutnya yang dilaksanakan perusahaan adalah melakukan kegiatan proses produksi. Kegiatan proses produksi ini merupakan aktivitas terpenting bagi perusahaan pada umumnya tentang bagaimana bahan baku (input) yang ada diproses menghasilkan produk (output) dengan spesifikasi tertentu sehingga mampu menambah faedah/ nilai suatu barang secara efektif dan efisien.

Namun demikian, sistem produksi yang baik belum tentu menghasilkan pelaksanaan proses produksi yang baik pula apabila tidak diikuti dengan pengawasan atau pengendalian proses produksi yang memadai. Artinya, dengan adanya sistem produksi yang baik serta diikuti dengan pengawasan atau pengendalian proses yang tepat, maka kelancaran pelaksanaan proses produksi dalam perusahaan dapat dicapai secara efektif dan efisien.

Menurut Assauri (2008:173) pengawasan adalah kegiatan pemeriksaan dan pengendalian atas kegiatan yang telah dan sedang dilakukan, agar-agar kegiatan tersebut dapat sesuai dengan apa yang diharapkan atau dirancanakan. Agar pelaksanaan pengendalian proses produksi dapat dilaksanakan dengan baik, maka yang perlu diketahui terlebih dahulu adalah tentang fungsi pengendalian proses produksi itu sendiri. Menurut Ahyari (1996:4) yang dimaksud dengan fungsi pengendalian proses produksi adalah perencanaan, penentuan urutan kerja, penentuan waktu kerja, pemberian perintah kerja dan tindak lanjut dalam pelaksanaan proses produksi.

Menurut Assauri (2008: 209) untuk dapat melakukan pengawasan dengan  sempurna dan efektif, maka pengawasan produksi yang dilakukan hendaknya mempunyai fungsi sebagai berikut : 

1.   Routing
Routing adalah fungsi menentukan dan mengatur urutan kegiatan pengerjaan yang logis, sistematis dan ekonomis melalui urutan mana bahan-bahan dipersiapkan untuk diproses menjadi barang jadi. Routing merupakan fungsi teknis pertama dalam pengawasan produksi, yang menentukan dan mengatur urutan yang harus dilalui dalam suatu seri pekerjaan serta fasilitas-fasilitas yang diperlukan untuk tiap-tiap operasi pekerjaan. 

2.   Loading dan Scheduling

Loading merupakan penentuan dan pengaturan muatan pekerjaan (work load) pada masing-masing pusat pekerjaan (work centre) sehingga dapat ditentukan berapa lama waktu yang diperlukan pada setiap operasi tanpa adanya penundaan atau kelambatan waktu (time delay). Sedangkan scheduling merupakan pengoordinasian tentang waktu dalam kegiatan berproduksi, sehingga dapat diadakan pengalokasian bahan-bahan baku dan bahan-bahan pembantu, serta perlengkapan kepada fasilitas-fasilitas atau bagian-bagian pengolahan dalam pabrik pada waktu yang telah ditentukan.

3.   Dispatching
Dispatching meliputi pelaksanaan dari semua rencana dan pengaturan dalam bidang routing dan scheduling. Sebagian besar kegiatan dalam dispatching ini terdiri dari penyampaian perintah kepada bagian pengolahan, yang dilakukan sesuai dengan skedul dan urutan pekerjaan yang telah ditentukan.

4.    Follow-up
Follow-up merupakan fungsi penelitian dan pengecekan terhadap semua aspek yang mempengaruhi kelancaran kegiatan pengerjaan atau produksi. Follow-up mencakup usaha-usaha untuk mendapatkan bahan baku yang tidak tersedia tetapi dibutuhkan.

Pentingnya Pengawasan

Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :

1.      Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi. 

2.   Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif. 

3.   Meminimalisasikan tinggiya kesalahan-kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis. 

4.   Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.

Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

Teknik Pengawasan

Pencegahan daripada terjadinya penyimpangan, kekeliruan, kesalahan, kelemahan serta penyalahgunaan dan penyelewengan sangat memerlukan teknik-teknik pengawasan yang dapat dan cepat serta mampu mengendalikan.

Tehnik-tehnik pengawasan dapat dikatakan menjalankan pengawasan terhadap bidang-bidang atau bagian-bagian tertentu saja, tetapi dapat mengendalikan keseluruhan daripada pelaksanaan. Prof. Dr. Mr. S, Prajudi Atmosudirdjo, mengemukakan beberapa tehnik pengawasan yang terpenting, di antaranya adalah : 

1. Control by exception, artinya perhatian hanya diarahkan terhadap hal-hal yang menonjol saja penyimpangannya. 
2. Control through cost, artinya pengendalian dilakukan hanya dengan mengawasi pengeluaran- pengeluaran biaya saja. 
3. Control through time, artinya pengawasan dilakukan hanya dengan menjaga waktu dan saat saja.  
4. Control through main material, maksudnya pengawasan dilakukan dengan mengendalikan segala sesuatu mengenai bahan pokoknya. 
5. Contro through key personel, yaitu pengendalian yang dilakukan dengan mengawasi orang-orang yang memegang jabatan. 
6. Control through output, pengawasan dengan melalui hasilnya saja, tidak mau tahu caranya untuk memeperolehhasil itu. 
7. Control through process or procedures, pengawasan yang dilakukan melalui pengendalian prosedur dan proses. 
8. Control trough audits, adalah pengawasan yang dijalankan melalui pemeriksaan-pemeriksaan, verifikasi-verifikasi, audit-audit secara sistematis dan teratur. 
9. Control through automatic devices, adalah cara pengawasan dengan mempergunakan pesawat-pesawat elektronik, alarm, sinyal dan sebagainya.

Metode Pengawasan

Banyak sekali metode-metode pengawasan yang dapat dipergunakan untuk mengendalikan dan menilai pelaksanaan baik secara keseluruhan maupun secara bagian-bagian daripada rencana sangat banyak, di antaranya yang terpenting adalah : 

1. Metode Observasi Langsung yaitu metode pengamatan langsung oleh atasan atau pemimpin terhadap pelaksanaan kerja yang sedang dilakukan oleh pegawai atau petugas dengan tidak mempercayakan orang lain yang akan mengamatinya. 
2. Metode Statistik, adalah pengamatan dilakukan melalui data-data yang disusun secara statistic dan grafis. Biasanya statistik itu disusun dari data-data yang sudah diolah sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti dan dipahami. 
3. Metode Laporan artinya pengawasan itu dilakukan setelah diketahui kesalahan , kekeliruan dan penyalahgunaan dari laporan yang diterima.

Laporan ini biasanya dalam bentuk :

• Laporan Lisan yaitu laporan melalui orang yang ditugaskan untuk mengawasi ataupun laporan dari pelaksanaan yang melakukan pekerjaan itu. Laporan ini cukup secara lisan saja, tidak perlu diterangkan dengan tulisan.
• Laporan Tertulis, yaitu laporan yang disampaikan kepada yang berwenang dan bertanggung jawab baik oleh apengawas maupun oleh pelaksana dengan secara tertulis, tidak cukup hanya secara lisan saja.

 Sumber      : Wiwik SulyaniEditor        : Admin Coretan Mahasiswa